Das geht schon los mit recht banalen Dingen: Das Suchen und Finden von Vorgängen und Begutachtungen, die man in der Vergangenheit vorgenommen hat. Da hat man tausende von Gutachten erarbeitet und abgespeichert. Will man später auf die rückliegenden Erkenntnisse zurückgreifen, lassen einen die Suchfunktionen in der teuren Gutachtenverwaltung häufig im Stich.

Ein typische Beispiel: Bei Rückfragen zu einem Gutachten gibt der Versicherer häufig nur eine Schadenummer als Referenz an. Der vorgesehene Syntax bzw. der richtige Aufbau der individuellen Schadenummer wird dabei nicht immer zwingend korrekt und vollständig angegeben. Manchmal fehlen ein Punkt, ein Strich, ein Slash, ein Buchstabe oder es liegt ein Verdreher vor oder sogar ein falsches Zeichen. Mit diesen Informationen hat man im Audatexsystem keine Chance, dass Gutachten wird nicht gefunden.

Im Video: Die angegebene Schadennummer lautet: 4014.0179097 (Es fehlt ein Punkt.)
Im Video: Die angegebene Schadennummer lautet: 40140179097 (Es fehlen beide Punkte.)
Im Video: Die angegebene Schadennummer lautet: 40.14.0178097 (Falsches Zeichen an der viertletzten Stelle.)
Im Video: Die angegebene Schadennummer lautet: 40.14.0178092 (Zwei falsche Ziffern.)

Für alle Suchoptionen gilt (im nachfolgenden Video dokumentiert):
   Audatex: kein einziges Ergebnis
   DMS: Alle Gutachten gefunden

Für solche Suchen hängt man am Besten an den Suchbegriff das Tilde-Zeichen [~] an, damit wird eine 'unscharfe' Suche (Fuzzy-Search) ausgelöst, die zu passenden Treffern führt.

Im Video wird dann ein weiteres Beispiel mit falscher Fahrgestellummer gezeigt (fehlende Ziffer und dann Tippfehler und gleichzeitig fehlende Ziffer). Audatex liefert wieder kein Ergebnis, das hier vorgestellte System zeigt die richtigen Gutachten an.

Schwierig wird es auch, wenn man einen Schadenfall zu begutachten hat und man sich erinnert, dass man eine ähnliche Begutachtung bereits in der Vergangenheit vorgenommen hat. Im Beispiel soll ein Motorschaden an einem Audi A4 gefunden werden. Im Video ist zu sehen, wie auch solche beliebigen Begriffe abgefragt und auch gefunden werden. Letztlich noch ein Beispiel, in dem ein Gutachten Schubkarre gegen Ford KA gesucht wird. Auch das wird gefunden.

Letztlich sind die Suchbegriffe vollkommen beliebig, da hier immer eine Volltextsuche verwendet wird. Jedes beliebige Wort oder Teilwort (oder ähnliche Wörter) wird gefunden, wo immer es auch in dem Dokument bzw. Gutachten vorkommt.

(Hinweis: Zum Zeitpunkt der Erstellung des Videos wurde die Datenbank (des DMS - nicht Audatex!) noch parallel befüllt. Die Suchergebnisse sind daher z.Z. wegen nicht vollständigem Datenmaterial noch eingeschränkt.)

Zum Beispiel per eMail:

Die Dateien können per eMail an das System geschickt werden. Das ist u.U. dann sinnvoll, wenn man das Gutachten ohnehin via eMail an den Auftraggeber schickt. Man fügt dann einfach ein BCC (Blindkopie) ein und schon ist das Gutachten im System. Es können auf diesem Weg auch mehrere Dokumente an das DMS geschickt werden. Weitere Optionen (Übernahme aus lokalem Verzeichnis oder direkt aus dem DMS) werden weiter unten dargestellt.

Das DMS hat eine eingebaute Funktion zum Einlesen der Dokumente und Gutachten.

Letztlich können die Dokumente auch vom lokalen Ordner des PCs in den mit dem DMS verknüpften Ordner (unbeaufsichtigt) hochgeladen werden, was vor allem bei großen Datenmengen Sinn macht.

Der Aufruf und die Anmeldung erfolgen über einen beliebigen Webbrowser oder einen Client für Android oder IOS (Smartphone oder Tablet).

Das hier vorgestellte System läuft auf einem Qnap TS-670Pro als Server..